M 2.275 Einrichtung funktionsbezogener E-Mailadressen
Verantwortlich für Initiierung: IT-Sicherheitsmanagement, Administrator
Verantwortlich für Umsetzung: Benutzer, Administrator
In vielen Organisationen werden Geschäftsprozesse inzwischen ganz oder teilweise per E-Mail abgewickelt. Dabei ist es wichtig, dass Nachrichten rechtzeitig den richtigen Empfänger erreichen. Durch Urlaub, Dienstreisen, Krankheit oder personelle Veränderungen können zu unterschiedlichen Zeitpunkten aber ganz verschiedene Personen für die Bearbeitung einer E-Mail zuständig sein.
Daher sollten für bestimmte Funktionen organisations- bzw. funktionsbezogene E-Mail-Adressen eingerichtet werden, um unabhängig von Personen die Zustellung zur richtigen Organisationseinheit zu garantieren. Dies ist insbesondere bei zentralen Anlaufstellen wichtig. Dieser Ansatz hat u. a. folgende Vorteile:
- E-Mails an funktionsbezogene Adressen können gegebenenfalls direkt an Stellvertreter verteilt werden. Dadurch kann auch bei Abwesenheit des Hauptansprechpartners eine zügige Bearbeitung erreicht werden. Werden E-Mails an funktionsbezogene Adressen nicht direkt an den jeweiligen Ansprechpartner weitergeleitet, sondern in eigenen Postfächern abgelegt, so hat dies einen zusätzlichen Vorteil im Bezug auf Datenschutz. In diesem Fall braucht nämlich im Fall einer ungeplanten Abwesenheit (beispielsweise Unfall, Krankheit) des eigentlichen Empfängers nicht dessen persönliches Postfach "geöffnet" zu werden.
- Bei einem Wechsel der Zuständigkeit müssen nicht alle Kommunikationspartner informiert werden. In diesem Fall müssen lediglich alle E-Mails, die an die funktionsbezogene E-Mail-Adresse gerichtet sind, an die neuen Ansprechpartner weitergeleitet werden.
- Funktionsbezogene E-Mail-Adressen können aussagekräftig benannt werden, z. B. beratung@..., webmaster@..., vertrieb@..., und lassen sich dadurch oft leichter merken als personenbezogene Adressen.
- Durch die Adressierung an die funktionsbezogene E-Mail-Adresse können die Empfänger auch unabhängig vom Betreff (Subject) erkennen, um welches Thema es in der E-Mail wahrscheinlich geht.
Für verschiedene Funktionen, die direkt mit dem Betrieb einer Internet-Domain zusammen hängen, wird darüber hinaus die Existenz gewisser funktionsbezogener E-Mailadressen (beispielsweise postmaster) in den relevanten De-Facto-Standards (IETF RFCs, hier insbesondere die RFC 822 und RFC 2142) explizit gefordert (siehe auch M 2.120 Einrichtung einer Poststelle).
Werden organisations- oder funktionsbezogene E-Mailadressen eingeführt, so sollte ein geeignetes, nachvollziehbares Schema festgelegt werden, nach dem diese Adressen gebildet werden. Dies ist vor allem bei organisationsbezogenen Adressen wichtig, da solche Adressen eventuell nicht so "intuitiv" sind, wie funktionsbezogene Adressen.
Je nachdem, welche Softwareprodukte (Mailserver und -clients, eventuell Verzeichnisserver etc.) verwendet werden, wird die Einrichtung organisations- und funktionsbezogener E-Mailadressen auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen müssen. Dabei sollte die Konfiguration so dokumentiert werden, dass es im Falle eines Totalausfalls des Mailsystems möglich ist, die Konfiguration auf einem Ersatzsystem so "nachzubauen", dass keine Nachrichten verloren gehen. Zumindest muss dokumentiert sein, welche organisations- und funktionsbezogenen Adressen existieren und zu welchem Zweck sie dienen.
Ergänzende Kontrollfragen:
- Existieren die in RFC 822 geforderten technischen Funktionsadressen?
- Existieren Vertretungsregelungen für alle funktions- und organisationsbezogenen E-Mailadressen?
- Ist ein Schema festgelegt, nach dem funktions- und organisationsbezogene E-Mailadressen gebildet werden?