M 2.307 Geordnete Beendigung eines Outsourcing-Dienstleistungsverhältnisses
Verantwortlich für Initiierung: Behörden-/Unternehmensleitung
Verantwortlich für Umsetzung: Behörden-/Unternehmensleitung, IT-Verfahrensverantwortlicher
Die Empfehlungen dieser Maßnahme lassen sich in der Regel nur umsetzen, wenn bereits im Vertrag mit dem Outsourcing-Dienstleister alle relevanten Themen bei Vertragsende geregelt wurden.
Wird das Dienstleistungsverhältnis beendet, müssen die betroffenen Dienstleistungen wie beispielsweise der IT-Betrieb geordnet zurück in eigene Verantwortung oder auf einen anderen Dienstleister übergehen. Es müssen Vorkehrungen getroffen werden, dass durch das Vertragsende des Dienstleistungsvertrags nicht die Geschäftstätigkeit beeinträchtigt wird.
- Der Übergang auf einen anderen Dienstleister ist ein neues Outsourcing-Verfahren. Die Maßnahmen des Outsourcing-Bausteins sind entsprechend anzuwenden.
- Bei Insourcing sind die relevanten Maßnahmen des Outsourcing-Bausteins analog anzuwenden. Für Strategie, IT-Sicherheitskonzept für Insourcing, Migration und Notfallvorsorge gelten die gleichen Anforderungen wie bei einem "klassischen" Outsourcing-Verfahren.
Folgende Gesichtspunkte sind zu beachten:
- Eigentumsrechte an Hard- und Software (Schnittstellenprogramme, Tools, Batchabläufe, Makros, Lizenzen, Backups) müssen geregelt werden.
- Die Weiterverwendung der vom Dienstleister eingesetzten Tools, Prozeduren, Skripte, Batchprogramme ist für den Fall der Beendigung des Dienstleistungsverhältnisses zu regeln.
- IT-Systeme, IT-Anwendungen und Arbeitsabläufe müssen ausreichend dokumentiert sein.
- Alle notwendigen Daten müssen vom Dienstleister an den Auftraggeber übertragen bzw. übergeben werden.
- Alle Datenbestände beim Dienstleister müssen sicher gelöscht werden.
- Interne oder externe Mitarbeiter, die Aufgaben des Dienstleisters übernehmen, müssen eingewiesen und geschult werden.
- Es ist empfehlenswert, vertraglich eine Übergangsfrist zu vereinbaren, in der der ehemalige Dienstleister noch für Rückfragen und Hilfestellungen zur Verfügung steht.
Ergänzende Kontrollfragen:
- Wurden die im Dienstleistungsvertrag vereinbarten Rechte und Pflichten bei Vertragsende berücksichtigt?