G 2.77 Unzulängliche Übertragung von Papierdaten in elektronische Archive

In vielen elektronischen Archiven werden regelmäßig Dokumente gespeichert, die ursprünglich nur in Papierform vorlagen und daher in eine elektronische Form übertragen werden müssen. Dies erfolgt unter Wahrung ausgewählter Merkmale des Originaldokuments. Je nach Verwendungszweck des Dokuments ergeben sich hier unterschiedliche Anforderungen. Dies kann die Übereinstimmung des äußeren Erscheinungsbilds der Kopie mit dem Original sein, wenn beispielsweise eine Bilddatei verwendet wird. Es kann auch die Übereinstimmung von Textausschnitten, z. B. unter Verwendung einer Textdatei, oder die Abbildung weiterer Merkmale, z. B. Biometriedaten oder Kontextdaten, gefordert sein.

Die Ablage als Text- oder Bilddatei allein reicht für den Nachweis der Originaltreue des Dokuments nicht immer aus, da sowohl Manipulationen als auch Fehler auftreten können:

In einigen Archivierungsszenarien ist vorgesehen, die in Papierform vorliegenden Dokumente nach dem Einscannen aus Platzgründen zu vernichten. Hierbei muss davon ausgegangen werden, dass nach Vernichtung des Originaldokumentes der spätere Nachweis der Originaltreue von Kopie und Dokument nicht mehr direkt erbracht werden kann.

Dies bedeutet, dass alle für spätere Nachweiszwecke notwendigen Merkmale des Originaldokuments bereits in der Phase der Übertragung in elektronischer Form erfasst und nachvollziehbar mitgespeichert werden müssen. Werden hierbei Merkmale nicht berücksichtigt oder vergessen (z. B. die Anzahl der Seiten eines Originaldokumentes), kann das die Nachweiskraft der Dokumente erheblich einschränken, da Nacherhebungen von Merkmalen des Originaldokuments oftmals nicht mehr möglich sind

Eine unzulängliche Vorgehensweise bei der Übertragung der Dokumente gefährdet die Wirksamkeit und Nachvollziehbarkeit des nachfolgenden Verarbeitungsprozesses für Dokumente und letztlich die Korrektheit der archivierten Dokumente.

Beispiele: