M 2.262 Regelung der Nutzung von Archivsystemen

Verantwortlich für Initiierung: Archivverwalter, Leiter IT

Verantwortlich für Umsetzung: Administrator, Archivverwalter, Leiter IT

Durch entsprechende Regelungen ist sicherzustellen, dass das Archivsystem in der im Archivierungskonzept (siehe Maßnahme M 2.243 Entwicklung des Archivierungskonzepts ) vorgesehenen Weise genutzt wird. Hierzu sollten Richtlinien für die Benutzung und die Administration des Archivsystems erstellt werden. Die Richtlinien sind entsprechend den organisatorischen Gepflogenheiten in der jeweiligen Institution zu verankern und bekanntzugeben. Beim Einsatz externer Personen sind diese auf die Beachtung dieser Richtlinien zu verpflichten.

Die Administrationsrichtlinien sollten mindestens die folgenden Punkte umfassen:

Die Benutzerrichtlinien sollten mindestens umfassen:

Die Regelungen sowie deren Kenntnisnahme durch die Administratoren und Benutzer des Archivsystems sind zu dokumentieren.

Prüffragen: