G 2.55 Ungeordnete Groupware-Nutzung
Wenn die Nutzung von Groupware-Systemen nicht ausreichend geregelt ist, besteht die Gefahr, dass sensitive Daten Unbefugten zur Kenntnis gelangen oder das gewünschte Ziel nicht rechtzeitig erreichen.
Beispiele:
- Eine fehlerhafte Adressierung von E-Mails kann dazu führen, dass E-Mails an unautorisierte Empfänger übersandt werden.
Werden Verteilerlisten nicht gepflegt, können E-Mails Empfängern zugestellt werden, die von der Versendung hätten ausgeschlossen sein müssen. - Fehlende oder mangelhafte organisatorische Regelungen beim Empfänger können zur Folge haben, dass eine empfangene E-Mail erst verspätet bearbeitet wird.
- Fehlende oder mangelhafte organisatorische Regelungen beim Absender können zur Folge haben, dass ein terminlich zugesichertes Absenden der Daten nicht eingehalten werden kann.
- Werden beim Datenaustausch über Groupware-Anwendungen die Daten nicht gut genug beschrieben, so ist für die anderen Benutzer oft nicht nachvollziehbar, wer diese eingestellt oder übersandt hat, welche Informationen sie enthalten, ob sie noch aktuell sind oder welchem Zweck sie dienen.