M 2.243 Entwicklung des Archivierungskonzepts

Verantwortlich für Initiierung: IT-Sicherheitsbeauftragter

Verantwortlich für Umsetzung: Archivverwalter, IT-Sicherheitsbeauftragter

Der Aufbau eines Archivsystems sollte sorgfältig konzipiert werden. Dabei sind einerseits zahlreiche Einflussfaktoren (z. B. organisationsinterne oder rechtliche Vorgaben, technische und organisatorische Umgebungsbedingungen) zu beachten, andererseits bestehen vielfältige technische Möglichkeiten, um ein elektronisches Archiv aufzubauen. Daher sollte zunächst ein Konzept entwickelt werden, in dem alle Einflussgrößen und Entscheidungskriterien für die Wahl eines konkreten Archivierungssystems und der entsprechenden Produkte berücksichtigt werden und das gleichzeitig unter Kostengesichtspunkten wirtschaftlich vertretbar ist.

Grundlage für das Archivierungskonzept ist die in M 2.242 Zielsetzung der elektronischen Archivierung festgelegte Zielsetzung.

Im Archivierungskonzept ist der technische bzw. organisatorische Einsatz des Archivsystems festzulegen, also z. B.

Die Ergebnisse sollten aktualisierbar und erweiterbar schriftlich dokumentiert werden. Das Archivierungskonzept selbst sollte in allen umgesetzten Fassungen aufbewahrt werden. Die Mitarbeiter sind über den sie betreffenden Teil des Konzepts zu unterrichten. Die Unterrichtung sollte nachprüfbar dokumentiert werden. Ein möglicher Aufbau eines Archivierungskonzepts ist im nachfolgenden Inhaltsverzeichnis beispielhaft aufgezeigt:

Inhaltsverzeichnis Archivierungskonzept

Einzelne Punkte dieses Konzepts werden in den Maßnahmen

näher adressiert.

Bei der elektronischen Archivierung handelt es sich nicht um eine einmalige Aufgabe, sondern um einen dynamischen Prozess. Ein Archivierungskonzept muss daher regelmäßig den aktuellen Gegebenheiten angepasst werden.

Ergänzende Kontrollfragen: