M 2.259 Einführung eines übergeordneten Dokumentenmanagements

Verantwortlich für Initiierung: Leiter IT

Verantwortlich für Umsetzung: Administrator, Leiter IT

Bei der elektronischen Archivierung müssen alle archivierten Dokumente eindeutig identifiziert und reproduziert werden können. Da dabei in der Regel große Datenbestände zu verwalten sind, wird der Einsatz eines übergeordneten Dokumentenmanagement-Systems ( DMS ), auch für kleine und mittlere Behörden bzw. Unternehmen, empfohlen.

Dokumentenmanagement-System

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bildet die Schnittstelle zwischen Benutzer (-programmen) und Archivsystem und sorgt für eine konsistente Verwaltung, Versionierung und Zuordnung von elektronischen Dokumenten.

Das DMS übernimmt regelmäßig auch die Pflege der Index-Datenbank, in der die zu den elektronischen Dokumenten archivierte Kontextinformation verwaltet und eventuell um DMS-Bestandteile ergänzt wird.

Unterschieden werden dabei zum einen Systeme, die neben den Indizes auch die Dokumente selbst in einer Datenbank ablegen, und zum anderen Systeme, die in ihrer Datenbank ausschließlich Referenzdaten auf die eigentlichen Dokumente im jeweiligen Speichersystem ablegen. Die erstgenannten Systeme sind allerdings durch die Kapazität der Datenbank eingeschränkt und eignen sich damit nicht für die Archivierung großer Datenmengen.

Darüber hinaus muss ein Dokumentenmanagement-System die Festlegung von Zugriffsberechtigungen zu den archivierten Dokumenten sowie zur Index-Datenbank ermöglichen. Das DMS sollte auch eine Klassifikation von Dokumenten unterstützen. Es sollten Profile und Referenztabellen angelegt werden können, anhand derer Dokumente klassifiziert und verschlagwortet werden.

Die Eigenschaften des DMS müssen langfristig gewährleisten, dass die archivierten Dokumente eindeutig identifiziert, geschützt und reproduziert werden können.

Organisatorische Einbettung

Dokumentenmanagement-Systeme müssen in geeigneter Weise eingesetzt und in die Organisation eingebettet werden. Hierzu sind entsprechende Organisationsprozesse zu definieren, zu dokumentieren und in der Behörde bzw. im Unternehmen umzusetzen.

Regelungsbedarf besteht unter anderem hinsichtlich

Letztlich soll durch die Organisationsprozesse sichergestellt werden, dass das Dokumentenmanagement auch in der vorgesehenen Weise benutzt und nicht etwa umgangen wird. Nur so ist eine vollständige und konsistente Archivierung der in der Organisation genutzten elektronischen Dokumente und Informationen möglich.

Standardisierung

Die am Markt angebotenen Dokumentenmanagement- und Archivsysteme sind nicht alle miteinander kompatibel. Dies ist sowohl durch die verwendete Technologie als auch durch die verwendeten Medien- und Speicherformate verursacht.

Um diese Probleme zu beheben, arbeiten die am Markt operierenden DMS-Hersteller in verschiedenen Gremien an der Vereinheitlichung der dem Dokumentenmanagement zugrundeliegenden Technologien zum Speichern und Wiedergewinnen von Dokumenten. Bei der Auswahl des DMS sollten die betreffenden Standards berücksichtigt werden, damit DMS- und Archivkomponenten langfristig verträglich sind.

Die wichtigsten Gruppen bzw. Standards sind:

Ergänzende Kontrollfragen: