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M 5.4 Dokumentation und Kennzeichnung der Verkabelung

Verantwortlich für Initiierung: Leiter IT, Leiter Haustechnik

Verantwortlich für Umsetzung: Haustechnik, Administrator

Für die Wartung, Fehlersuche, Instandsetzung und für eine erfolgreiche Überprüfung der Verkabelung ist eine gute Dokumentation und eine eindeutige Kennzeichnung aller zugehörigen Komponenten erforderlich. Die Güte dieser Revisions-Dokumentation ist abhängig von der Vollständigkeit, der Aktualität und der Lesbarkeit der Unterlagen. In jedem Fall ist ein Verantwortlicher für die Dokumentation der Verkabelung zu benennen.

Da es mit zunehmender Größe eines Netzes nicht möglich ist, alle Informationen in einem Plan unterzubringen, ist eine Aufteilung der Informationen sinnvoll. Tatsächliche Lageinformationen sind immer in maßstäbliche Pläne einzuzeichnen. Andere Informationen können in Tabellenform oder Schemaplänen geführt werden. Wichtig dabei ist eine eindeutige Zuordnung aller Angaben untereinander. Die Dokumentation sollte somit aus beschreibenden Unterlagen, Listen und Plänen bestehen.

Die beschreibenden Unterlagen, wie z. B. eine Dokumentationsrichtline, enthalten die Informationen über die Abläufe zur Dokumentation, Bezeichnungs- und Kennzeichnungsregelungen. In dieser sollte beispielsweise in allgemeiner Form beschrieben werden, welche Listen und Pläne zu erstellen sind und wie diese auch revisionssicher zu führen sind.

In die Listen- und Bestandspläne sind alle das Netz betreffenden Sachverhalte aufzunehmen. Die Listen sollten unter anderem folgende Informationen enthalten:

Die Bestandspläne bestehen typischerweise aus:

Es muss möglich sein, sich anhand dieser Dokumentation einfach und schnell ein genaues Bild über die Verkabelung zu machen.

Um die Aktualität der Dokumentation zu gewährleisten, ist sicherzustellen, dass alle Arbeiten am Netz rechtzeitig und vollständig demjenigen bekannt werden, der die Dokumentation führt. Es ist z. B. denkbar, die Ausgabe von Material, die Vergabe von Fremdaufträgen oder die Freigabe gesicherter Bereiche von der Mitzeichnung dieser Funktion abhängig zu machen.

Da diese Dokumentation schutzwürdige Informationen beinhaltet, ist sie sicher aufzubewahren und der Zugriff zu regeln. Weiterhin sind die Kabel selbst zu kennzeichnen, um die Informationen aus den Bestandsplänen zuordnen zu können. Die Beschriftung der Kabel muss an beiden Enden erfolgen. Im Bedarfsfall kann die Beschriftung auch sich mehrfach wiederholend am Kabel angebracht werden, um es auch bei der Nachverfolgung in der Trasse eindeutig zu identifizieren. Es sind Kennzeichnungsfelder oder Beschriftungsbänder einzusetzen, die manuell oder maschinell dauerhaft lesbar beschriftet werden. Eine Beschriftung mit Folienstift ist häufig nicht ausreichend. Da Kabel auch hin und wieder nachgesetzt werden müssen, sollte die Beschriftung mehrfach wiederholt werden.

Am Markt erhältliche Software-Tools bieten für die Dokumentation umfangreiche Unterstützungen an. Diese reichen von der eindeutigen Namensvergabe für die dokumentierten Komponenten über die Plausibilitätsprüfung von Rangierungen und Patchungen, auch hinsichtlich der verbundenen Technologie, bis hin zur Unterstützung der umzusetzenden Prozesse durch ein Dokumentenmanagement. Ein Dokumentenmanagement beinhaltet unter anderem die Benutzerverwaltung, die Zugriffsrechte, die Prüfung und Freigabe von geänderten Dokumenten.

Sinnvollerweise wird bereits bei der Planung der Maßnahmen im Tool mit der Dokumentation begonnen und diese nach der Realisierung vom Planungsstatus in den Produktivstatus übernommen. Auf diesem Wege ist es leichter, die Nutzer der Dokumentation über bevorstehende Änderungen zu informieren und die Dokumentation aktuell zu halten.

Ergänzende Kontrollfragen: