G 3.31 Unstrukturierte Datenhaltung
Durch unzureichende Vorgaben und/oder fehlende Schulung der Mitarbeiter kann es zu einer unübersichtlichen Speicherung der Daten auf den benutzten Datenträgern kommen. Dadurch kann es zu verschiedenen Probleme kommen wie:
- Speicherplatzverschwendung durch mehrfache Speicherung von Dateien,
- vorschnelle Löschung oder nicht erfolgte Löschung von Daten, da keiner mehr weiß, was in welchen Dateien gespeichert ist,
- unbefugte Zugriffe, wenn sich Dateien in Verzeichnisse oder auf Datenträgern befinden, die Dritten zugänglich gemacht werden, oder
- nicht konsistente Versionsstände in verschiedenen Verzeichnen und IT-Systemen.
Beispiel:
Es wurde unterlassen, einen neuen Mitarbeiter mit wenig IT-Erfahrung in die strukturierte Datenhaltung einzuweisen. Bereits nach kurzer Zeit traten Probleme auf, weil der Benutzer alle Dateien im Hauptverzeichnis gespeichert hatte, ohne auch nur ein Unterverzeichnis anzulegen.