M 2.120 Einrichtung einer Poststelle
Verantwortlich für Initiierung: Leiter IT, IT-Sicherheitsmanagement
Verantwortlich für Umsetzung: Administrator
Zum reibungslosen Ablauf des E-Maildienstes muss ein Postmaster benannt werden, der folgende Aufgaben wahrnimmt:
- Bereitstellen der Maildienste auf lokaler Ebene,
- Pflege der Adresstabellen,
- Überprüfung, ob die externen Kommunikationsverbindungen funktionieren,
- Anlaufstelle bei Mailproblemen für Endbenutzer sowie für die Betreiber von Gateway- und Relaydiensten.
Alle unzustellbaren E-Mails und alle Fehlermeldungen müssen an den Postmaster weitergeleitet werden, der versuchen sollte die Fehlerquellen zu beheben. E-Mail, die unzustellbar bleibt, muss nach Ablauf einer vordefinierten Frist an den Absender mit einer entsprechenden Fehlermeldung zurückgeschickt werden.
Daneben müssen je nach Organisationsstruktur und -größe ein oder mehrere Verantwortliche für die Pflege der angebotenen Kommunikationsdienste benannt werden. Neben dem Serverbetrieb wie Mail-, News- oder FTP-Server müssen auch die von den Benutzer eingesetzten Kommunikationsclients betreut werden.
Alle Betreuer bzw. deren Vertreter sollten jederzeit von den Benutzern telefonisch erreicht werden könnten.
Ergänzende Kontrollfragen:
- Wer ist der verantwortliche Postmaster?
- Wo laufen fehlerhaft adressierte E-Mails auf?